Trong hoạt động bảo quản thuốc, vaccine và các sản phẩm y tế, theo dõi và lưu hồ sơ nhiệt độ là một trong những yêu cầu quan trọng để kiểm soát điều kiện bảo quản theo GSP. Dữ liệu nhiệt độ không chỉ giúp chứng minh kho luôn duy trì đúng điều kiện mà còn hỗ trợ truy xuất khi kiểm tra, đánh giá hoặc xử lý sự cố.

Vậy cách lưu hồ sơ nhiệt độ đạt GSP như thế nào? Có thể lưu bằng sổ theo dõi thủ công hay nên sử dụng hệ thống tự động?

Hồ sơ nhiệt độ GSP là gì?

Hồ sơ nhiệt độ GSP là tập hợp các dữ liệu ghi nhận điều kiện nhiệt độ trong khu vực bảo quản, chẳng hạn như kho thuốc, kho vaccine, kho nguyên liệu hoặc tủ lạnh bảo quản chuyên dụng.

Thông thường, hồ sơ cần thể hiện được:

• Thời gian ghi nhận nhiệt độ.
• Giá trị nhiệt độ tại thời điểm đo.
• Độ ẩm nếu khu vực bảo quản có yêu cầu kiểm soát.
• Vị trí hoặc khu vực đo.
• Người thực hiện việc kiểm tra, ghi nhận.
• Các trường hợp nhiệt độ vượt giới hạn và biện pháp xử lý.

Hồ sơ phải được lưu trữ có hệ thống để có thể tra cứu và xuất trình khi cần thiết.

GSP yêu cầu theo dõi nhiệt độ như thế nào?

Theo nguyên tắc GSP, điều kiện bảo quản phải được theo dõi và ghi chép đầy đủ. Với phương pháp theo dõi thủ công, nhiệt độ cần được kiểm tra tại các thời điểm phù hợp, tối thiểu 2 lần mỗi ngày.

Đối với thiết bị theo dõi tự động, dữ liệu cần được ghi nhận với tần suất phù hợp với yêu cầu quản lý; quy định GSP nêu tần suất ghi dữ liệu tự động tối thiểu 30 phút/lần.

Điều này cho thấy việc quản lý hồ sơ nhiệt độ không chỉ dừng ở việc “có nhiệt kế trong kho”, mà quan trọng hơn là có dữ liệu theo dõi đầy đủ, liên tục và có khả năng truy xuất.

Cách lưu hồ sơ nhiệt độ phổ biến

1. Ghi chép nhiệt độ thủ công

Đây là phương pháp đơn giản, thường sử dụng nhiệt kế hoặc thiết bị đo nhiệt độ và nhân viên ghi kết quả vào biểu mẫu theo dõi.

Ưu điểm:

• Chi phí đầu tư ban đầu thấp.
• Dễ triển khai.
• Phù hợp với khu vực có quy mô nhỏ.

Hạn chế:

• Phụ thuộc vào việc nhân viên ghi chép đúng thời gian.
• Có thể xảy ra sai sót khi nhập số liệu.
• Khó theo dõi liên tục 24/7.
• Khó phát hiện ngay khi nhiệt độ vượt ngưỡng.
• Việc tổng hợp và tra cứu dữ liệu mất nhiều thời gian.

Đặc biệt, nếu cần kiểm tra lại dữ liệu trong nhiều ngày hoặc nhiều tháng, việc tìm kiếm trên hồ sơ giấy có thể khá mất thời gian.

2. Lưu dữ liệu bằng hệ thống giám sát nhiệt độ tự động

Với hệ thống giám sát nhiệt độ độ ẩm, cảm biến có thể tự động ghi nhận dữ liệu theo khoảng thời gian cài đặt và truyền dữ liệu lên nền tảng quản lý.

Người phụ trách có thể theo dõi thông số trên máy tính hoặc điện thoại thông qua Internet mà không cần trực tiếp có mặt tại kho.

Khi nhiệt độ hoặc độ ẩm vượt ngưỡng cài đặt, hệ thống có thể phát cảnh báo để người quản lý kịp thời kiểm tra và xử lý.

Đây là phương án phù hợp hơn với các kho thuốc, kho vaccine, kho lạnh và khu vực bảo quản cần kiểm soát điều kiện môi trường liên tục.

Lưu hồ sơ nhiệt độ tự động có những lợi ích gì?

• Dữ liệu được ghi nhận liên tục
• Theo dõi từ xa qua Internet
•  Cảnh báo khi nhiệt độ vượt ngưỡng
•  Dễ dàng truy xuất hồ sơ
•  Hỗ trợ đánh giá điều kiện bảo quản

Quy trình lưu hồ sơ nhiệt độ đạt GSP

Một quy trình quản lý dữ liệu có thể triển khai theo các bước:

Bước 1: Xác định khu vực cần giám sát

Xác định kho thuốc, kho lạnh, tủ bảo quản hoặc các khu vực cần kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm.

Bước 2: Xác định giới hạn nhiệt độ

Cài đặt ngưỡng nhiệt độ và độ ẩm phù hợp với yêu cầu bảo quản của từng khu vực hoặc từng nhóm sản phẩm.

Bước 3: Lắp đặt thiết bị giám sát

Đặt cảm biến tại vị trí phù hợp để dữ liệu phản ánh đúng điều kiện môi trường cần kiểm soát.

Bước 4: Thiết lập chu kỳ ghi dữ liệu

Cài đặt tần suất ghi nhận phù hợp với yêu cầu quản lý và quy trình vận hành của cơ sở.

Bước 5: Thiết lập cảnh báo

Cấu hình cảnh báo khi nhiệt độ, độ ẩm vượt ngưỡng hoặc khi xảy ra các sự cố như mất kết nối, mất điện tùy theo hệ thống.

Bước 6: Kiểm tra và lưu trữ dữ liệu

Định kỳ kiểm tra dữ liệu, theo dõi các bất thường và lưu hồ sơ để phục vụ việc kiểm tra, đánh giá và truy xuất khi cần.

Khi kiểm tra GSP, hồ sơ nhiệt độ cần đáp ứng điều gì?

Một hệ thống lưu hồ sơ tốt cần đảm bảo dữ liệu rõ ràng, đầy đủ, có thời gian ghi nhận và có khả năng truy xuất.

Đối với hệ thống giám sát tự động, nên ưu tiên giải pháp cho phép:

• Lưu dữ liệu lịch sử.
• Tra cứu dữ liệu theo khoảng thời gian.
• Xem biểu đồ nhiệt độ, độ ẩm.
• Xuất dữ liệu khi cần.
• Theo dõi nhiều thiết bị trên cùng một nền tảng.
• Có cảnh báo khi thông số vượt giới hạn.

Nhờ đó, việc quản lý hồ sơ không còn phụ thuộc hoàn toàn vào sổ ghi chép thủ công.

UbiBot – Giải pháp giám sát và lưu dữ liệu nhiệt độ độ ẩm

Đối với các đơn vị cần giám sát nhiệt độ độ ẩm từ xa, hệ thống UbiBot có thể hỗ trợ tự động thu thập, truyền và lưu trữ dữ liệu trên nền tảng quản lý.

Người dùng có thể theo dõi thông số môi trường qua Internet, xem dữ liệu lịch sử, thiết lập ngưỡng cảnh báo và quản lý nhiều thiết bị trên cùng hệ thống.

Đặc biệt, việc kết hợp thiết bị giám sát nhiệt độ độ ẩm + nền tảng lưu trữ dữ liệu + cảnh báo từ xa giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc kiểm soát điều kiện bảo quản và quản lý hồ sơ.

Kết luận

Cách lưu hồ sơ nhiệt độ đạt GSP không chỉ là ghi lại nhiệt độ hàng ngày mà cần đảm bảo dữ liệu được ghi nhận đầy đủ, chính xác, dễ kiểm tra và có khả năng truy xuất khi cần.

Với những kho thuốc, kho vaccine, kho lạnh hoặc khu vực yêu cầu kiểm soát nhiệt độ liên tục, hệ thống giám sát nhiệt độ độ ẩm tự động là giải pháp giúp giảm phụ thuộc vào ghi chép thủ công, đồng thời hỗ trợ theo dõi và cảnh báo từ xa hiệu quả hơn.

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm thiết bị giám sát nhiệt độ và độ ẩm, thiết bị cảnh báo nhiệt độ qua SMS hoặc hệ thống giám sát nhiệt độ qua Internet, UbiBot có thể được triển khai linh hoạt theo quy mô và nhu cầu quản lý thực tế.

Xem chi tiết sản phẩm tại đây: Ubibot WS3 Pro
Bài viết được thực hiện bởi Kỹ sư hệ thống Ubibot tại Việt Nam