Kho lạnh đóng vai trò quan trọng trong việc bảo quản thực phẩm, dược phẩm, vaccine, hóa chất và nhiều loại hàng hóa nhạy cảm với nhiệt độ. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn gặp tình trạng hàng hóa hư hỏng, hao hụt hoặc không đạt tiêu chuẩn chất lượng dù đã đầu tư hệ thống kho lạnh hiện đại.

Nguyên nhân không chỉ đến từ thiết bị mà còn xuất phát từ những sai lầm trong quá trình quản lý. Chỉ một lỗi nhỏ cũng có thể khiến toàn bộ lô hàng trị giá hàng trăm triệu đồng bị ảnh hưởng.

Dưới đây là 12 sai lầm phổ biến nhất mà doanh nghiệp cần tránh.

1. Chỉ kiểm tra nhiệt độ vài lần mỗi ngày

Nhiều doanh nghiệp vẫn duy trì phương pháp ghi chép nhiệt độ bằng tay vào đầu giờ, giữa ca và cuối ca. Trong khi đó, nhiệt độ kho lạnh có thể thay đổi chỉ trong vài phút nếu xảy ra mất điện, hỏng máy nén hoặc cửa kho mở quá lâu. Việc kiểm tra theo định kỳ sẽ không thể phát hiện các biến động xảy ra giữa các lần đo.

Giải pháp: Theo dõi nhiệt độ liên tục bằng thiết bị ghi dữ liệu (Data Logger) có khả năng cập nhật theo thời gian thực.

2. Không có cảnh báo khi nhiệt độ vượt ngưỡng

Đây là một trong những nguyên nhân khiến doanh nghiệp chỉ phát hiện sự cố khi hàng hóa đã bị hư hỏng.

Nếu hệ thống có thể gửi cảnh báo ngay qua app điện thoại, Email khi nhiệt độ vượt ngưỡng, người quản lý sẽ có thời gian xử lý trước khi xảy ra thiệt hại.

3. Đặt cảm biến sai vị trí

Đặt cảm biến ngay cửa kho hoặc sát dàn lạnh sẽ khiến dữ liệu đo không phản ánh đúng nhiệt độ thực tế của toàn bộ kho.

Điều này dẫn đến việc doanh nghiệp hiểu sai tình trạng bảo quản hàng hóa.

Khuyến nghị: Nên bố trí cảm biến tại các vị trí đại diện cho khu vực lưu trữ hàng hóa, tránh nơi có luồng gió lạnh thổi trực tiếp.

4. Không theo dõi độ ẩm

Nhiều doanh nghiệp chỉ chú trọng nhiệt độ mà bỏ qua độ ẩm.

Trong thực tế, độ ẩm quá cao có thể gây nấm mốc, trong khi độ ẩm quá thấp làm ảnh hưởng đến chất lượng một số loại thực phẩm, dược phẩm hoặc nguyên liệu.

5. Không lưu lịch sử dữ liệu

Việc không lưu trữ dữ liệu khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi:

Truy xuất nguồn gốc.
Chứng minh điều kiện bảo quản.
Đáp ứng yêu cầu kiểm tra của khách hàng hoặc cơ quan quản lý.

Một hệ thống lưu trữ dữ liệu trên nền tảng đám mây sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng xem lại lịch sử nhiệt độ bất kỳ lúc nào.

6. Không bảo trì hệ thống lạnh định kỳ

Máy nén, quạt gió, dàn ngưng hoặc cảm biến sau thời gian dài sử dụng đều có thể bị suy giảm hiệu suất.

Nếu chỉ sửa chữa khi xảy ra hỏng hóc, chi phí thường cao hơn rất nhiều so với việc bảo trì định kỳ.

7. Mở cửa kho lạnh quá thường xuyên

Mỗi lần mở cửa đều làm không khí nóng từ bên ngoài đi vào kho.

Điều này khiến:

Máy nén phải hoạt động nhiều hơn.
Tiêu hao điện năng.
Nhiệt độ dao động liên tục.
Giảm tuổi thọ thiết bị.

8. Không phân vùng hàng hóa

Mỗi loại sản phẩm đều có điều kiện bảo quản khác nhau.

Ví dụ:

Vaccine.
Hải sản đông lạnh.
Rau củ.
Thực phẩm chế biến.
Dược phẩm.

Nếu lưu trữ chung trong cùng một khu vực sẽ rất khó duy trì điều kiện tối ưu cho từng nhóm hàng.

9. Phụ thuộc hoàn toàn vào ghi chép thủ công

Ghi chép bằng giấy dễ xảy ra các vấn đề:

Thiếu dữ liệu.
Sai số.
Quên ghi.
Khó truy xuất.
Khó tổng hợp báo cáo.

Đây cũng là lý do nhiều doanh nghiệp đang chuyển sang hệ thống giám sát tự động.

10. Không có người chịu trách nhiệm theo dõi

Khi nhiều người cùng quản lý nhưng không có người chịu trách nhiệm chính, các cảnh báo dễ bị bỏ sót.

Doanh nghiệp nên phân công rõ người phụ trách theo dõi và xử lý các cảnh báo nhiệt độ.

11. Chỉ phát hiện sự cố sau khi hàng hóa hư hỏng

Đây là sai lầm gây thiệt hại lớn nhất.

Thay vì phát hiện sau sự cố, doanh nghiệp cần chuyển sang mô hình giám sát chủ động, nhận cảnh báo ngay khi nhiệt độ có dấu hiệu bất thường.

12. Chưa ứng dụng công nghệ IoT vào quản lý kho lạnh

Các hệ thống giám sát hiện đại cho phép:

Theo dõi nhiệt độ và độ ẩm theo thời gian thực.
Xem dữ liệu trên điện thoại hoặc máy tính.
Cảnh báo tức thì qua Email, SMS hoặc ứng dụng.
Lưu trữ dữ liệu trên Cloud.
Xuất báo cáo nhanh phục vụ kiểm tra và đánh giá chất lượng.

Đây là xu hướng được nhiều doanh nghiệp trong lĩnh vực thực phẩm, dược phẩm và logistics áp dụng nhằm nâng cao hiệu quả quản lý.

Giải pháp giúp doanh nghiệp quản lý kho lạnh hiệu quả hơn

Một hệ thống giám sát kho lạnh hiện đại nên đáp ứng các tiêu chí sau:

Theo dõi nhiệt độ và độ ẩm 24/7.
Cảnh báo ngay khi vượt ngưỡng cài đặt.
Lưu trữ dữ liệu tự động trên nền tảng đám mây.
Truy cập dữ liệu từ xa qua điện thoại hoặc máy tính.
Xuất báo cáo nhanh phục vụ kiểm tra và đánh giá.
Dễ dàng mở rộng khi quy mô kho tăng lên.

Những giải pháp ứng dụng công nghệ IoT như UbiBot giúp doanh nghiệp giảm phụ thuộc vào ghi chép thủ công, nâng cao khả năng kiểm soát môi trường bảo quản và hạn chế tối đa rủi ro hư hỏng hàng hóa.

Câu hỏi thường gặp

Bao lâu nên kiểm tra nhiệt độ kho lạnh?

Thay vì kiểm tra vài lần mỗi ngày, doanh nghiệp nên giám sát liên tục 24/7 bằng thiết bị tự động để phát hiện kịp thời mọi biến động.
Xem thêm sản phẩm tại đây.
Bài viết được thực hiện bởi Kỹ sư hệ thống Ubibot tại Việt Nam